Strategi Peningkatan Efisiensi Pelayanan Administrasi pada Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Mataram

Abstract

Pelayanan administrasi merupakan tulang punggung penyelenggaraan pemerintahan daerah yang berfungsi mendukung kelancaran tugas pokok dan fungsi instansi. Bagian Pemerintahan Sekretariat Daerah Kota Mataram memiliki peran sentral dalam mengelola tata pemerintahan, mengkoordinasikan perangkat daerah, mengelola surat-menyurat dinas, dan memberikan pelayanan administratif kepada masyarakat serta instansi terkait. Namun, dalam pelaksanaannya masih ditemukan berbagai permasalahan yang menghambat tingkat efisiensi, seperti alur kerja yang belum terstandarisasi secara optimal, ketergantungan pada dokumen fisik, pemanfaatan teknologi informasi yang belum merata, serta variasi kompetensi sumber daya manusia. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis tingkat efisiensi pelayanan administrasi yang berjalan saat ini, mengidentifikasi faktor-faktor yang memengaruhinya, serta merumuskan strategi peningkatan efisiensi yang terukur dan dapat diterapkan. Metode yang digunakan meliputi observasi partisipatif selama masa magang, wawancara mendalam dengan kepala bagian dan staf, pengumpulan data dokumen, serta studi pustaka yang relevan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa rata-rata waktu penyelesaian layanan masih membutuhkan waktu 1–3 hari kerja lebih lama dibandingkan standar ideal, dengan tingkat efisiensi secara keseluruhan mencapai 62,7%. Faktor penghambat utama meliputi sistem pengarsipan yang masih sebagian besar manual, belum terintegrasinya sistem informasi, keterbatasan sarana prasarana, serta kurangnya pelatihan berkelanjutan bagi staf.Berdasarkan analisis yang dilakukan, dirumuskan empat strategi utama yang terperinci, yaitu: (1) transformasi digital dan pemanfaatan teknologi informasi secara terpadu; (2) penyederhanaan dan standarisasi prosedur kerja; (3) peningkatan kualitas dan kompetensi sumber daya manusia; serta (4) penerapan sistem pengawasan, evaluasi, dan pengembangan berkelanjutan. Strategi ini diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pelayanan hingga mencapai 85–90% dalam jangka waktu 1–2 tahun penerapan.